Zapytanie ofertowe

Powinny się w nim znaleźć następujące informacje:

• ilość Uczestników
• krótka charakterystyka grupy (rozkład płci, wieku, itp.),
• czas trwania imprezy,
• preferowana lokalizacja,
• standard noclegu.

Przy opracowywaniu scenariusza imprezy przydatne są również informacje na temat:

• budżetu,
• sugerowanej agendy spotkania,
• preferowanych atrakcji.

Scenariusz i lokalizacja

W oparciu o otrzymane informacje przygotowujemy scenariusze imprezy. Jeżeli Klient nie posiada konkretnej wizji imprezy proponujemy 2-3 warianty do wyboru. Propozycje różnią się pod względem doboru atrakcji oraz kosztów.

Wstępna oferta zawiera również propozycje lokalizacji. Dokonujemy wstępnych rezerwacji w 2-3 obiektach hotelowych w wybranym przez Klienta regionie. 

Przygotowanie i negocjacje

Po wyborze przez Klienta interesującego go wariantu przechodzimy do ustalania konkretów zamówienia. Ten etap możemy podzielić na 3 części:

zakwaterowanie i gastronomia – wybór satysfakcjonującego menu, rezerwacja sal konferencyjnych i bankietowych, przygotowanie listy Uczestników do zakwaterowania, negocjacje z hotelami; 

program – ustalenie szczegółowej agendy spotkania, podział Uczestników na grupy zadaniowe, negocjacje i zamówienie podwykonawców (artystów kabaretowych, muzyków, trenerów, fotografów i innych), przygotowanie projektów i zamówienie pamiątkowych gadżetów, oprawy wizualnej, scenografii, rekwizytów, nagród, ubezpieczenie Uczestników, wysłanie zaproszeń; 

transport – wybór i rezerwacja środków transportu, ustalenie przebiegu trasy, negocjacje z przewoźnikami;

Realizacja

Realizacja to etap dający nam najwięcej satysfakcji. To moment, w którym puszczamy w ruch wszystkie misternie dopasowane trybiki machiny firmowej imprezy. Doświadczeni instruktorzy, animatorzy, konferansjerzy, DJ’e, dbają o zadowolenie i dobry humor Uczestników. Nad przebiegiem każdej realizacji przez cały czas czuwa koordynator projektu. Jako szara eminencja – dyskretnie, nie rzucając się w oczy – dba, by każdy element realizacji funkcjonował jak najlepiej. 

Podsumowanie

Po udanej realizacji nadchodzi czas jej rozliczenia. Wraz z kosztorysem powykonawczym  przesyłamy klientowi zamówioną dokumentację filmową, czy fotograficzną, ewentualne raporty trenerów i oczywiście oczekujemy na informację zwrotną! Po akceptacji kosztorysu powykonawczego wystawiamy i dostarczamy klientowi fakturę zbiorczą za organizację danego eventu.